Welches Formular musst du eigentlich ausfüllen?
Das W‑9- und das 1099-Formular in den USA:
Wann bist du als Unternehmer verpflichtet, sie einzureichen?
Möchtest du, dass Von Holland Gruppe dich bei dieser 1099-Meldung unterstützt?
Zu spät eingereicht?
Die IRS kann hohe Strafen verhängen, ohne jährliche Obergrenze. Dies wird als „intentional disregard“ (vorsätzliche Missachtung) eingestuft.
Die Grundregeln
Ein paar Grundregeln zur 1099‑Pflicht:
In vielen Fällen musst du ein 1099-Formular für Personen oder Unternehmen einreichen, an die du im Laufe eines Jahres insgesamt mindestens 600 US‑Dollar gezahlt hast, unter anderem für:
- Mietzahlungen
- Zahlungen an Rechtsanwälte
- Professionelle
- Dienstleistungen
Vergütungen an Contractors/Freelancer - Medizinische und Gesundheitsleistungen
- Sonstige Einkommenszahlungen
- Und einige weitere branchenspezifische Kategorien
Es gibt auch Ausnahmen, zum Beispiel:
- Zahlungen an Kapitalgesellschaften (Corporations), außer an Rechtsanwälte und Gesundheitsdienstleister
- Zahlungen für Waren, Telefon, Transport, Lagerung und ähnliche Kosten
- Mietzahlungen an Makler oder Property Manager
- Und einige weitere Ausnahmen
Unsere Gebühren
Die Gebühren von Van Holland Group für diesen Service:
125 US‑Dollar pro Stunde + 10,00 US‑Dollar pro eingereichtem 1099‑Formular
Eine häufig gestellte Frage ist, warum wir mit einem Stundensatz arbeiten.
Ganz einfach: Das eine Unternehmen hat seine Buchhaltung perfekt in Systemen wie QuickBooks oder Exact Globe organisiert, das andere bringt sprichwörtlich einen Schuhkarton voller Belege mit. Da der Arbeitsaufwand pro Kunde so stark variieren kann, bieten wir diesen Tax‑Compliance‑Service für 1099‑ und W‑9‑Formulare bewusst auf Stundenbasis an.
IRS‑1099‑Hilfe benötigt?
Van Holland Group prüft das gerne gemeinsam mit dir auf Basis deiner Buchhaltung.
6 FAQ’s – häufige Fragen zu den
IRS‑Formularen 1099 und W‑9
1. Muss mein Unternehmen in den USA ein 1099 einreichen?
In der Regel musst du ein 1099‑Formular einreichen, wenn du in einem Kalenderjahr mindestens 600 US‑Dollar an eine Person gezahlt hast, die kein Arbeitnehmer ist (zum Beispiel Freelancer, Berater oder bestimmte Dienstleister), und zwar für geschäftliche Leistungen. Das gilt auch, wenn dein Unternehmen in den Niederlanden sitzt, aber in den USA Geschäfte macht.
Bist du unsicher? Lass deine Buchhaltung kurz von der Von Holland Gruppe prüfen.
2. Für welche Arten von Zahlungen ist ein 1099 verpflichtend?
Ein 1099‑Formular kann unter anderem verpflichtend sein bei:
- Mietzahlungen
- Zahlungen an Rechtsanwälte
- Professionelle Dienstleistungen (Consultants, Berater usw.)
- Vergütungen an Contractors/Freelancer
- Medizinische und Gesundheitsleistungen
- Sonstige Einkommenszahlungen
Darüber hinaus gibt es noch einige branchenspezifische Kategorien. Es geht immer um geschäftliche Zahlungen, nicht um private Ausgaben.
3. Gibt es Ausnahmen, bei denen ich kein 1099 einreichen muss?
Ja, es gibt wichtige Ausnahmen. In vielen Fällen musst du kein 1099‑Formular einreichen für:
- Zahlungen an Corporations (Kapitalgesellschaften), außer an Rechtsanwälte und
- Gesundheitsdienstleister
Zahlungen für Waren/Merchandise - Zahlungen für Telefon, Transport, Fracht,
- Lagerung und ähnliche Kosten
- Mietzahlungen an Makler oder Property Manager
Trotzdem bleibt es Einzelfall‑abhängig. Eine kurze Prüfung durch Melissa Suijkens von der Von Holland Gruppe kann dir viel Ärger ersparen.
4. Was ist ein W‑9‑Formular und warum brauche ich das?
Ein Form W‑9 ist ein Formular, auf dem dein Lieferant oder Auftragnehmer seinen/ihren rechtlichen Namen, die Anschrift und die Steueridentifikationsnummer (z. B. EIN oder SSN) einträgt. Diese Daten brauchst du, um ein korrektes 1099‑Formular erstellen zu können.
Praktischer Tipp:
Fordere standardmäßig ein ausgefülltes W‑9 an, bevor du einen neuen Contractor oder Lieferanten beauftragst, und bewahre das Formular in deiner Buchhaltung auf.
5. Welche Fristen gelten für 1099‑Meldungen für 2025?
Für Zahlungen, die im Kalenderjahr 2025 geleistet wurden, müssen die 1099‑Formulare spätestens am 31. Januar 2026 eingereicht werden.
Bis zum letzten Moment zu warten, ist riskant, weil dann oft noch W‑9‑Formulare fehlen oder Daten korrigiert werden müssen. Beginne deshalb bereits im Herbst mit dem Sammeln der Informationen und lass die benötigten Angaben von der Von Holland Gruppr prüfen.
6. Wie kann Von Holland Grupep mich bei meinen 1099‑Pflichten unterstützen?
Von Holland Gruppe kann dir helfen bei:
- Der Prüfung, ob du überhaupt zur Abgabe von 1099‑Formularen verpflichtet bist
- Dem Einsammeln und Überprüfen von W‑9‑Formularen
- Der Vorbereitung und Einreichung aller erforderlichen 1099‑Formulare
- Der Beantwortung praktischer Fragen zu deiner Buchhaltung und den IRS‑Vorschriften
Die Gebühren hierfür betragen 125 US‑Dollar pro Stunde + 10 US‑Dollar pro eingereichtem 1099‑Formular.
Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine 1099‑Pflichten korrekt erfüllt sind und dein Unternehmen vollständig konform mit den IRS‑Vorschriften bleibt, steht die Von Holland Gruppe bereit, um dich mit einer sorgenfreien, fehlerfreien und fristgerechten Abwicklung deiner gesamten Tax Compliance zu unterstützen.
